Excel で Access を使用するための10の理由(1/2)

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Office ファミリ製品を使用している場合、Excel を使用するか、Access を使用して表形式のデータを管理する必要がありますか。 Access または Excel を使用してデータを管理することについての記事では、各製品の利点と表にどのような利点があるかについて説明します。

ただし、どちらか一方を選ぶ理由は何ですか? Access にデータを保存して Excel から接続すると、両方のメリットが得られます。 ExcelAccess を一緒に使用すると、さまざまな意味があります。  

理由 1: Access はあらゆる種類のユーザー向けに設計されています。

Excel はデータベースではない場合でも、データの保存に広く使われています。また、データベースの簡単な問題を解決するために使われます。

ただし、Excel はフラットなファイルデータベースであり、リレーショナルデータベースではありません。 単純なテーブルを複数の関連データのテーブルに展開する必要がある場合は、Access が、インフォメーションワーカーがデータベースアプリケーションをすばやく作成するための最初の選択肢です。

Access は、企業全体で異なるデータを収集して統合するための優れた "データランディングパッド" を備えています。これらは、Excel ブック内に存在します。 データを Access に接続すると、テーブルの追加と結合、クエリ (またはデータのビュー) の作


成、データの構造化、データの種類の定義などを行うことができ、データの整合性を確保し、多数のユーザー間でデータを共有および更新し、強力なレポートやフォームを作成できます。

Excel の単純なスプレッドシートレイアウトとは異なり、Access の構成は、最初は困難と思われる相関関係のある複数のオブジェクトによって異なります。 ただし、Access を使用するには、エキスパートである必要はありません。

Access はあらゆる種類のユーザー向けに設計されています。必要なのは、どこにいてもアクセスできます。 はがすか back では、一度にレイヤーにアクセスできます。  

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1. Access では、一般ユーザー、パワーユーザー、開発者として、3つの方法でアクセスを使用します。

2. テーブル、クエリ、フォーム、レポートを相互に構築し、データベースアプリケーションの核心を作ります

3. 臨時のユーザーは、ウィザード、プロパティビルダー、Office Fluent ユーザーインターフェイス、および Excel のような機能を利用して、簡単にジョブを実行できます。

4. Power users では、マクロ、プロパティウィンドウ、式、データベースデザインツールを使って、さらに詳しく掘り下げることができます。

5. 開発者は、モジュールを操作し、VBA コードを開発して、カスタムデータベースソリューションを作成し、実行時アプリケーションを展開することができます。

理由 2: Excel ワークシートを Access のデータシートにコピーする

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最初に、Excel のデータを Access にコピーすることをお勧めします。 Access のテーブルを作成し、データシートビューで表示することができます。 これは、Excel ワークシートによく似ています。 データシートビューでは、データ型、フィールド名、新しいフィールドなどの一般的なテーブル作成作業を行うことができます。

たとえば、空白のフィールドに日付を入力すると、そのフィールドは日付/時刻型に設定されます。 前などのテキストを入力すると、そのフィールドにはテキストデータ型が適用されます。 フィールドを移動する場合は、フィールドをクリックしてドラッグします。

Excel からデータをコピーして Access に貼り付ける場合は、最初にテーブルを作成したり、テーブルをデータシートビューで開く必要もありません。 Access では、データに見出しがあるかどうかが自動的に求められます。正しいデータ型を使用する場合は適切な推測を行い、Access テーブルを作成します。 これは簡単ではありません。

理由 3: Access から Excel ワークシートにリンクしてデータを共有する

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ExcelAccess の両方のメリットを得る最も簡単な方法の1つは、Excel ワークシートを Access のテーブルにリンクすることです。 データを Excel に残しておくことを計画しているときに、レポートやクエリなど、多くの Access 機能を利用する場合は、Access のリンクを使用します。 Excel からではなく Access からデータをリンクします。

Access では、データベーステーブルを作成するために、次の2つの異なる方法がサポートされます。 ユーザーは、新しいネイティブテーブルを作成して、Access データベースにデータを保存したり、Access データベース以外の既存データへのリンクを作成したりすることができます。 リンクテーブル内のデータは、ネイティブテーブルと同じように、さまざまな方法で表示され、動作します。

[リンクテーブルマネージャー] ウィザードを使用すると、移動した Excel ワークシートやその他のデータソースのトラッキング、検索、更新を行うことができます。 Excel ワークシートまたは名前付き範囲にリンクすると、Excel データにリンクされている新しいテーブルが作成されます。

データを追加、編集、または削除する場合は、Excel で変更を行って、Access テーブルのデータを更新 (または再クエリ) します。 ただし、Access ではテーブルの内容を編集することはできません。 Excel にリンクされたデータを使用すると、Access でレポート、クエリ、および読み取り専用フォームを作成できます。

理由 4: Excel データを Access にインポートしてデータを移動する

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データコードを切り取る場合は、Access にデータをインポートすることで、データを Excel に移動することができます。 Word のインポートでは、ExcelAccess の間に2つの異なる意味があります。

Excel では、インポート (または接続) するときに、更新可能なデータに永続的に接続できます。 Access では、インポートするときに、データを一度にアクセスすることはできますが、永続的なデータ接続はありません。 データをインポートする場合は、Excel のデータを変更することなく、Access によって新規または既存のテーブルにデータが保存されます。

Access では、1つの操作で Excel ブック内のワークシートをインポートすることができます。 インポートウィザードでは、インポート手順を実行して、データ型を変更したり、ヘッダーを追加したりする方法について重要な決定を行うことができます。

データのインポート時にエラーが発生した場合は、Access によって警告が表示され、テーブルにエラーが保存されます。 たとえば、英数字がすべて数値であると考えられている列、または主キーフィールドの重複 ID が検出された列の上に、英数字が含まれている場合があります。

Excel ブックで変更を行ってデータを再インポートするか、新しい Access テーブルで変更を加えることができます。 操作が完了したら、使用した手順を保存することができます。また、定期的にインポート操作を実行するタイミングを通知する Outlook タスクを作成することもできます。

 

インポートされたデータは Access のネイティブモードになり、データシートとフォームを使用してデータの追加、編集、削除を行うことができます。 データをインポートした後で、Excel のデータを削除するかどうかを決定できます。 通常は、データを更新する場所は1つだけにすることをお勧めします。 注: Excel から Access にデータをインポートしても、数式の結果のみがインポートされます。

理由 5: Excel から Access データに接続する

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Access データを Excel に再接続することもできます。 これを行うには、Excel で接続を作成します。これは、多くの場合、Office データ接続ファイル (.odc) に保存され、Access データベースはテーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。 データに接続した後、データベースが新しい情報で更新されるたびに、元の Access データベースから Excel ブックを自動的に更新 (または更新) することもできます。

残った5つの理由、次のブログをご覧ください

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